تعد السكرتيرة التنفيذية جزءًا حيويًا من أي منظمة، حيث تلعب دورًا محوريًا في دعم المديرين التنفيذيين وضمان سير العمل بسلاسة. في شركة رائدة في مجال الهندسة المدنية في الدمام، ستتولى السكرتيرة التنفيذية مسؤوليات متعددة تتعلق بالتنسيق الإداري والتنظيمي. ستكون مسؤولة عن إدارة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل سري.
المسؤوليات:
- تنسيق وإدارة المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمديرين التنفيذيين.
- إعداد وتوزيع التقارير والمذكرات الإدارية بشكل دوري.
- تنظيم وإدارة الوثائق والملفات الخاصة بالموارد البشرية والمشاريع.
- تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع من خلال التواصل مع الموردين والعملاء.
- تنسيق السفر والإقامة للمديرين التنفيذيين عند الحاجة.
- إجراء الأبحاث اللازمة لدعم القرارات الإدارية.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات العامة.
- تقديم الدعم في تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية.
- مراقبة وتحليل البيانات المالية والإدارية عند الحاجة.
المرشح المفضل:
- خبرة سابقة في دور السكرتارية التنفيذية أو المساعدة الإدارية.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفاعلية.
- إجادة استخدام برامج الكمبيوتر مثل Microsoft Office Suite.
- قدرة قوية على التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
- مهارات تحليلية واهتمام بالتفاصيل.
- قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
- شخصية مهنية وموثوقة، قادرة على الحفاظ على السرية.
- رغبة في التعلم والتطوير المهني المستمر.
Skills
- مهارات تنظيمية: القدرة على تنظيم المهام والمواعيد بشكل فعال لضمان سير العمل بسلاسة.
- مهارات تواصل: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزملاء والعملاء، سواء كتابيًا أو شفهيًا.
- إجادة برامج الكمبيوتر: خبرة في استخدام برامج مثل Microsoft Word وExcel وPowerPoint، مما يسهل إعداد الوثائق والتقارير.
- مهارات تحليلية: القدرة على تحليل البيانات والمعلومات لدعم اتخاذ القرار الفعال.
- إدارة الوقت: القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية لإنجاز المهام في المواعيد المحددة.
