نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي موهوب للانضمام إلى فريقنا في مكة المكرمة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تنظيم وإدارة الأنشطة اليومية لمكتب الإدارة، مما يضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة. سيتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة، بالإضافة إلى مهارات تواصل ممتازة. يجب أن يكون المرشح قادراً على العمل ضمن فريق ويظهر التزاماً بتحقيق أهداف الشركة. سيعمل السكرتير التنفيذي بشكل وثيق مع الإدارة العليا، ويكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الإدارة والموظفين.
المسؤوليات:
- إدارة الجدول الزمني للمدير التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات.
- تحضير وتوزيع الوثائق والتقارير اللازمة قبل الاجتماعات.
- تسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة داخل المنظمة.
- تقديم الدعم الإداري اليومي، بما في ذلك إدارة المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية.
- تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.
- مساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية.
- تحديث وصيانة قاعدة بيانات الموظفين والمعلومات الإدارية.
- التأكد من أن المكتب مجهز بشكل جيد ويعمل بكفاءة.
- تقديم الدعم في مشاريع خاصة حسب الحاجة.
- تنفيذ مهام إضافية كما هو مطلوب من قبل الإدارة.
المرشح المفضل:
- خبرة سابقة كسكرتير أو في وظيفة إدارية مماثلة.
- مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
- إلمام جيد باستخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office.
- قدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بسرعة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
- التكيف مع بيئات العمل المتغيرة والمرونة في التعامل مع المهام.
- مهارات شخصية قوية وقدرة على بناء علاقات عمل إيجابية.
- إجادة اللغة العربية، ومعرفة باللغة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية.
- التوجه نحو التفاصيل والقدرة على الحفاظ على الدقة في العمل.
Skills
- مهارات تنظيمية: القدرة على تنظيم المهام بشكل فعال وإدارة الوقت بكفاءة لضمان سير العمل بسلاسة.
- مهارات تواصل: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزملاء والإدارة، سواء شفهياً أو كتابياً.
- إدارة الوقت: القدرة على تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة في بيئة سريعة.
- إجادة برامج الكمبيوتر: المعرفة الجيدة ببرامج Microsoft Office مثل Word وExcel وPowerPoint، مما يسهل إعداد الوثائق والتقارير.
- مهارات حل المشكلات: القدرة على التفكير النقدي وتحليل المشكلات وإيجاد حلول فعالة في الوقت المناسب.
